Crise et évènements : « Rien ne remplace une rencontre physique »

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Antoine Colson et Ghislain de Lagrevol, organisateurs respectifs de l’IPEM et du Business & Legal Forum, nous ont confié leurs réflexions sur l’impact de la crise sur leur profession, la digitalisation des évènements B2B et l’avenir des rencontres professionnelles. 

Quel a été l’impact de la crise sur les évènements que vous organisiez ?

Antoine Colson : Contrairement à certains confrères, nous avons eu beaucoup de chance, puisque l’IPEM s’est tenu fin janvier et que sa prochaine édition se tiendra en février 2021. Au cours du confinement, il y a d’abord eu un temps de sidération ; dans la panique, j’entendais autour de moi des gens questionner la tenue même d’évènements professionnels dans « le monde d’après ». Certaines personnes avec qui j’ai échangé annonçaient même attendre un vaccin avant d’envisager tout voyage ou évènement professionnel. La raison semble aujourd’hui revenue ! Mais l’épidémie laissera des traces et nous interroge, nous organisateurs, sur la manière dont nous devons penser nos évènements à l’avenir. Beaucoup ont des rendez-vous installés depuis des décennies, dont la valeur n’est pas challengée d’année en année. Le Covid-19 redistribue les cartes. Nous devons nous questionner sur la valeur ajoutée de nos évènements. Ceux qui sauront se réinventer s’en sortiront. 

Ghislain de Lagrevol :  Parmi les évènements que j’organise, l’un d’eux devait se tenir en mars. Nous avons préféré avec mes partenaires le décaler à la rentrée, le 15 octobre. Si les rencontres professionnelles ne sont pas possibles en octobre, nous mettrons en place une version hybride.  

Q’est-ce qui change le plus entre les évènements en ligne et physiques ?

Ghislain de Lagrevol :  Les évènements digitaux ont leurs atouts mais rien ne remplace une rencontre « physique ». Créer une relation d’affaires repose avant tout sur la confiance et les outils digitaux favorisent la distanciation physique, mais aussi sociale. En l’absence d’évènements professionnels, je ne suis pas sûr que nos clients aient trouvé des alternatives aussi efficaces pour poursuivre leur business development. 

Antoine Colson : Les rencontres informelles, dans une allée ou dans un cocktail, sont impossibles à recréer virtuellement. Mes clients qui ont participé à des évènements virtuels m’ont fait des retours très réservés sur le networking. Par ailleurs, reproduire l’ambiance de la Croisette et les lumières de la Méditerranée en ligne me semble très compliqué…

Qu’est-ce que change le digital dans la manière de concevoir vos évènements ?

Ghislain de Lagrevol : La règle de Chattam House est de rigueur dans nos évènements. Les participants s’engagent, s’ils dévoilent des propos tenus pendant la conférence, à ne jamais révéler l’identité de son auteur sans son autorisation. Il s’avère délicat de respecter cette confidentialité lors de conférences virtuelles, même sécurisées. Dans notre cas, compte tenu des sujets que nous traitons, il peut être compliqué d’utiliser des outils digitaux dont la fiabilité et sécurité sont parfois remises en cause. Par ailleurs, on peut se lasser rapidement des webinaires. On ignore si les évènements organisés pendant la crise ont eu du succès et quel est le degré d’attention des participants. On peut rapidement être tenté de répondre à un mail… Le succès des évènements en ligne reposera sur la qualité des outils numériques permettant le networking entre les participants. La qualité de l’animation, essentielle dans un évènement physique, l’est encore davantage dans un évènement à distance et est un exercice à appréhender différemment en fonction des situations.

Antoine Colson : Le digital nous aide à tester des choses. Si je devais, par exemple, lancer une extension de l’IPEM aux Etats-Unis, je le ferais sans doute d’abord de manière digitale pour sonder le marché. Je crois aussi à des formats d’événements digitaux qui permettent de « matcher » des rencontres et d’organiser des sessions one-to-one en visio-conférence. Fin juillet, nous lançons également des « IPEM Digital meet-ups ». Ce format permet la rencontre d’un maximum de 20 personnes dans une salle de visio autour de thèmes bien précis. Outre ces formats en ligne, je suis aussi très intéressé par l’augmentation des événements physiques par le digital, en outillant nos participants de solutions logicielles notamment.

Qu’avez-vous prévu pour rassurer les participants sur la sécurité sanitaire de vos évènements ?

Ghislain de Lagrevol : Selon l’évolution de l’épidémie, nous mettrons en place un protocole afin d’assurer la sécurité de tous les participants sans sacrifier la convivialité.  La crise nous impose d’être créatif. 

Antoine Colson : Nous suivrons la météo virale. Cela ne sert à rien de masquer tout le monde si le contexte ne l’exige pas – mais il faut être préparés. Je pense, par exemple, que les cocktails et buffets sont des formats à revoir et à adapter à ce nouveau contexte.

Avez-vous peur sur votre responsabilité éventuelle en cas de contamination à l’un de vos évènements ? Avez-vous prévu un scénario de crise avec cette possibilité ?

Antoine Colson :  Nos responsabilités ne sauraient être engagées pour tout, sauf à vraiment faire n’importe quoi. Il faut considérer l’organisateur d’un événement comme le pilote de l’avion ; il ne décolle pas si les conditions sont trop dangereuses. Nous comptons aussi sur la responsabilité de nos participants qui doivent adapter leurs comportements au contexte éventuel. 

Ghislain de Lagrevol : Nous sommes particulièrement vigilants et prenons toutes les dispositions pour que cela ne se produise pas. Compte tenu des nombreuses incertitudes face à ce virus, nous devons tous être prudents sans toutefois imaginer systématiquement le pire. 

Passeriez-vous en virtuel si les circonstances l’exigeaient ? 

Antoine Colson : Non. Notre promesse est celle d’un rendez-vous physique et nous nous y tiendrons. L’industrie que nous réunissons a été privée de rencontres pendant plusieurs mois ; elle attend l’IPEM 2021 avec impatience et nous adapterons notre dispositif pour que cette édition soit la plus sûre possible. Nous sommes même prêts à prendre la température ou même à tester les participants si le contexte l’exigeait ! 

Ghislain de Lagrevol : Les professionnels ont très envie de se retrouver. Nous mettrons ainsi tout en œuvre pour pouvoir tenir l’évènement en physique. Si en octobre les conditions sanitaires ne permettent pas de l’organiser, nous avons prévu un plan B avec un événement hybride favorisant également le networking. 

Seriez-vous prêts à diffuser en direct les vidéos de l’évènement physique ?

Antoine Colson : Non. Un intervenant sur un panel est d’abord un expert que l’on souhaite rencontrer et avec lequel on veut échanger des cartes de visite. Je suis plutôt dubitatif sur ces formats hybrides. (Remarques perso : presque tous les événements de la rentrée sont hybrides comme le congrès des notaires, l’événement avocats est digital sauf la soirée en novembre)

Ghislain de Lagrevol : J’ai également des réserves sur une diffusion systématique. Toutefois, malgré toutes les précautions prises, la peur de certaines personnes sera toujours présente. Nous trouverons donc des solutions pour assurer un networking digital et informel. Je pense que les deux peuvent fonctionner mais que les outils doivent s’améliorer. 

La préoccupation environnementale prend un poids de plus en plus important dans les politiques d’entreprises. Menez-vous des réflexions sur la compensation carbone de vos évènements ?

Antoine Colson : La communauté du Private Equity est très sensible à ces questions et je le suis également à titre personnel. Je n’ai pas encore vu beaucoup d’organisateurs s’engager sur cette voie mais je pense que cela viendra. Nous sommes d’ailleurs en train d’évaluer l’empreinte carbone des trajets en avion de nos participants. Il faut toutefois noter que lorsqu’on va sur un évènement comme le mien on s’évite probablement une dizaine d’allers-retours entre Londres, New-York et Munich dans l’année… La concentration d’un grand évènement est aussi efficace d’un point de vue climatique !

Ghislain de Lagrevol : C’est également l’une de nos préoccupations majeures. Une politique trop rigide qui limiterait strictement les déplacements n’aurait pas de sens selon moi. Les conférences permettent justement d’optimiser les déplacements puisque l’écosystème y est réuni : on peut donc y faire plusieurs rendez-vous. 

Qu’est-ce que les participants apprécient le plus dans les conférences que vous organisez ?

Ghislain de Lagrevol :  Les deux points qui reviennent le plus souvent dans nos questionnaires de satisfaction sont la qualité des contenus et des échanges. Nous faisons intervenir les autorités sur des sujets clés et les échanges informels permettent par la suite d’établir une relation de confiance.   

Antoine Colson :  Les retours sont très bons. Nos participants apprécient particulièrement de pouvoir déconnecter. L’ambiance à Cannes est très différente des villes habituelles de Congrès. Et elle permet des contacts business d’une toute autre qualité !

Sur les petits évènements, type petit déjeuners, pensez-vous qu’ils reprendront ou que l’on continuera à organiser des webinaires ?

Ghislain de Lagrevol : Certains ont déjà repris, les deux cohabiteront selon les finalités de l’événement. 

Antoine Colson : Les professionnels ont été sevrés de contacts, de RDV. On ne peut pas tout faire sur Zoom. Il y a une impatience tangible à reprendre les rendez-vous physiques.

Antoine Colson dirige l’ IPEM, le plus grand évènement mondial lié au Private Equity qui réunit chaque année plus de 3200 professionnels. L’IPEM 2021 se tiendra du 2 au 4 février à Cannes. 

Ghislain de Lagrevol est co-fondateur et directeur exécutif du Business & Legal Forum, premier think-tank participatif de l’entreprise et du droit. La 12^e édition inédite se tiendra le 15 octobre à Paris en parallèle du Global Anti Corruption et Compliance Summit.